Όσοι φοιτητές ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στον Πανελλήνιο Φοιτητικό Διαγωνισμό θα πρέπει να αποστείλλουν Φόρμα Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος με περιγραφή των κύριων στοιχείων της πρότασής τους, πριν υποβάλλουν την ολοκληρωμένη πρόταση.

Μετά τη συμπλήρωση της Φόρμας Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος, οι συμμετέχοντες θα αποκτούν κωδικό πρόσβασης (user account), με τον οποίο θα μπορούν να υποβάλλουν τη συμμετοχή τους.

Μετά την καταχώριση των στοιχείων τους θα λάβουν email το οποίο θα επιβεβαιώνει την επιτυχή καταχώριση των στοιχειών τους και θα τους παραπέμπει να επικυρώσουν την εγγραφή τους στον δικτυακό τόπο www.xirafia.gr. Μόλις επισκεφτούν τον δικτυακό τόπο και επικυρώσουν της εγγραφή τους θα πρέπει να εισάγουν τα πλήρη στοιχεία της σύνθεσης της ομάδας τους. Στη συνέχεια μπορούν να επιλέξουν εάν θέλουν άμεσα να καταθέσουν και την πρότασή τους.

Οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα επανυποβολής όσες φορές το επιθυμούν μέχρι τη λήξη της προθεσμίας (10 Νοεμβρίου 2009).

Τα λογισμικά πακέτα που θα κατατίθενται θα πρέπει να υποβάλλονται και σε πηγαίο κώδικα και σε εκτελέσιμο κώδικα, να συνοδεύονται από σύντομη τεκμηρίωση – περιγραφή της πρότασης και από οδηγίες μεταγλώττισης του πηγαίου κώδικα.